5 kroków do obsługi każdego leada w 5 minut

Czas reakcji jest miarą skuteczności w obsłudze nowych leadów przychodzących do Twojej firmy.

10 minut to czas w jakim klienci oczekują kontaktu zostawiając swoje dane na Twojej stronie www.
61 godzin potrzebują średnio firmy na pierwszy kontakt z klientem, który zostawił im swoje dane.
50% kupujących wybiera sprzedawcę, który pierwszy się z nimi skontaktuje.

Niestety w firmach brakuje 2 elementów, potrzebnych do tego, żeby obsłużyć zapytanie od klienta w kilka minut:
- narzędzi do szybkiego przekazania informacji o nowym zapytaniu,
- procesu, który wskaże kiedy i kto jest odpowiedzialny za wykonanie pierwszego kontaktu.

Ręczne pobieranie danych kontaktowych z systemów reklamowych, raz na kilka dni zagwarantuje Ci, że osoba która wysłała do Ciebie swoje dane kontaktowe, nie będzie pamiętała, po co w ogóle się kontaktowała i kim Ty jesteś.

Poniżej skupimy się na rozwiązaniu tego problemu, czyli stworzeniu automatyzacji, która w czasie rzeczywistym przekaże informacji o nowym kliencie Tobie lub Twojemu zespołowi handlowemu.

Krok 1: zbierz informacje o nowym kontakcie

Wszystkie systemy reklamowe takie jak Google Ads, Facebook Ads, TikTok Ads, pozwalają automatycznie zebrać powiadomienie o tym, że masz nowego leada.
Tak samo automatycznie pozyskasz informacje o nowej odpowiedzi z formularza osadzonego na stronie www takiego jak tally.so, czy typeform.com, a nawet nowej wiadomości e-mail, WhatsApp, czy Messenger.
W automatyzacji, z której korzystam używam formularza Webflow.

Krok 2: dodaj informacje o nowym kontakcie do systemu CRM

W systemie CRM pipedrive.com, uzupełnimy podstawowe dane:
- stworzymy osobę kontaktową,
- stworzymy szansę sprzedaży,
- stworzymy zadania przypisane do szansy sprzedaży, które będzie polegało na wykonaniu pierwszego kontaktu.
W dobrze skonfigurowanym i obsługiwanym systemie CRM, dodanie zadania z określoną datą i przypisaną odpowiedzialną osobą, jest gwarancją, że pierwszy kontakt zostanie rzeczywiście wykonany.

Krok 3: dodaj nowy kontakt do aplikacji mailingowej

Nie każda osoba, która zostawi swoje dane kontaktowe, będzie na tyle uchwytna, żeby udało Ci się z nią szybko skontaktować.
Dlatego warto zaplanować kampanię mailingową "drip", która w sekwencji kilku wiadomości e-mail, przedstawi bliżej Twoją firmę klientowi.
W tym kroku dodamy kontakt do systemu mailingowego EmailOctopus i oznaczymy go tagiem "Lead".

Krok 4: wyślij powiadomienie do zespołu o nowym kontakcie

Nikt nie odświeża systemu CRM co kilka minut, ale prawdopodobnie korzysta z powiadomień np. w czacie firmowym.
Tworząc osobny kanał do powiadomień o nowych leadach np. w aplikacji Slack, Google Meet, czy Microsoft Teams powiadomisz w czasie rzeczywistym wszystkie osoby, które mogą wykonać pierwszy kontakt do klienta.
Jeśli pracujesz sam, to możesz wysłać wiadomość SMS do siebie, z powiadomieniem o nowym kontakcie.

Krok 5: potwierdź klientowi, że dostałeś jego zgłoszenie

Możesz wysłać wiadomość SMS, WhatsApp lub e-mail. Najlepiej jeśli będzie to ten sam kanał, przez który kontaktował się klient.
Podziękuj w niej i wyznacz granicę, kiedy klient może spodziewać się informacji zwrotnej.

Całą automatyzację możesz ode mnie skopiować z poniższego linku↓
https://zapier.com/shared/5b3f4af7546ce1e7db57651b86a8ddeba21af672

Podsumowanie

1. Zbierz informacje o nowym kontakcie.
2. Dodaj informacje o nowym kontakcie do systemu CRM.
3. Dodaj nowy kontakt do aplikacji mailingowej.
4. Wyślij powiadomienie do zespołu o nowym kontakcie.
5. Potwierdź klientowi, że dostałeś jego zgłoszenie.

Do zobaczenia za tydzień.