7 wskazówek jak korzystać z widoku "Moja zadania" w Asana

Asana.com jest jednym z najpopularniejszych narzędzi do zarządzania pracą i projektami.

"Moje zadania" to miejsce, gdzie znajdują się wszystkie zadania przypisane do Ciebie, zarówno przez Ciebie samego, jak i innych użytkowników.

Aby skutecznie i łatwo korzystać z widoku "Moje zadania", wprowadź system organizacji dla zadań, nad którymi pracujesz.

"Moje zadania" będą Ci towarzyszyć codziennie w pracy, dlatego warto poświęcić czas na dostosowanie ich do swoich preferencji.

W kilku prostych krokach stworzysz system, który pomoże Ci wizualizować ilość nadchodzącej pracy i skutecznie nią zarządzać.

Wykorzystaj sekcje do lepszej organizacji zadań

W sekcji "Ostatnio przypisane" Asana umieszcza nowo przypisane do Ciebie zadania. Tutaj pojawią się zarówno zadania, które sam dodasz, jak i te, które przesyłasz mailem na adres x@mail.asana.com.
Tej sekcji nie można usunąć, ale można ją przenieść niżej na liście lub na prawo na tablicy.
Twoim celem jest przeglądanie pojawiających się tu zadań i przenoszenie ich do kolejnych sekcji.

Sekcję "Do zrobienia dzisiaj" użyj do zebrania zadań, nad którymi będziesz pracować dzisiaj, niezależnie od terminu wykonania.
Nawet jeśli zadanie ma termin za tydzień, a musisz nad nim pracować codziennie, to będziesz miał zebrane zadania nad którymi masz się skupić dzisiaj w jednym miejscu.

Sekcję "Do zrobienia w przyszłym tygodniu" wykorzystaj do zbierania zadań, nad którymi będziesz pracować w najbliższym czasie. Nazwa "Przyszły tydzień" jest umowna, możesz ją zmienić na "Do zrobienia w ciągu tygodnia" i gromadzić zadania, nad którymi zaczniesz pracować w ciągu najbliższych 7 dni.

Sekcja "Do zrobienia później" to odpowiednie miejsce do przechowywania zadań, które wiesz, że będziesz wykonywać, ale nie musisz się nimi jeszcze zajmować.
Możesz zwinąć tę sekcję, aby ograniczyć liczbę widocznych zadań na liście. Asana automatycznie zapamięta to ustawienie.

W moim przypadku sprawdza się również dodatkowa sekcja "Czekam na". W tej sekcji umieszczam zadania, w których czekam na reakcję innych osób, aby móc kontynuować swoją część pracy.

Dostosuj widok "Moich zadań"

Aby dostosować widok "Moich zadań", wybierz opcję "Tylko nieukończone zadania" z rozwijanej listy po kliknięciu przycisku "Wszystkie zadania".
Możesz również dostosować wyświetlane kolumny, wybierając odpowiednią opcję z menu "Dostosuj". Jeśli pracujesz jednocześnie nad wieloma projektami, warto wyświetlić kolumnę "Projekty".

Dodaj reguły automatyzacji zadań

Reguły automatyzacji przeniosą zadania automatycznie do określonych sekcji, gdy zbliża się ich termin wykonania. Aktywuj regułę, która przenosi zadania o dzisiejszym terminie wykonania do sekcji "Do zrobienia dzisiaj". Ustaw także podobną regułę, która przeniesie zadania z terminem wykonania w ciągu 7 dni do sekcji "Do zrobienia w ciągu tygodnia". W ten sposób utworzysz listę zadań, która sama się porządkuje.

Dodawaj prywatne zadania i wykorzystuj "Moje zadania" jako listę to-do

Wszystkie nowe zadania, które dodajesz do listy "Moje zadania", automatycznie są przypisywane tobie i są prywatne. Aby je udostępnić innym członkom zespołu, dodaj je do odpowiednich projektów.
Aby sprawdzić, które zadania są widoczne tylko dla ciebie, wyświetl kolumnę "Widoczność".

Do szybkiego zapisywania i przeglądania zadań świetnie sprawdza się aplikacja mobilna Asana (iOS i Android). Możesz w niej dyktować nowe zadania przytrzymując dłużej przycisk "+ Nowe zadanie".

Przesuwaj zadania na liście poprzez przeciąganie

Widoku "Listy" możesz przeciągać zadania między sekcjami, najedź kursorem na sześć kropek po lewej stronie wiersza z danym zadaniem, a następnie kliknij i przeciągnij je do wybranej sekcji.
Widok "Tablicy" umożliwia przesuwanie zadań poprzez kliknięcie i przytrzymanie kafelka z zadaniem, a następnie przeciągnięcie go do innej sekcji.

Wyświetlaj zadania w kalendarzu

W widoku tygodniowym "Kalendarza" kliknij przycisk "Niezaplanowane", aby wyświetlić wszystkie zadania bez ustalonej daty wykonania. To umożliwi wyświetlenie mini-kalendarza z szybkim dostępem do konkretnych dat. Możesz przeciągnąć zadania z panelu bocznego "Niezaplanowane" do widoku tygodnia, aby zaplanować ich wykonanie na konkretnych dniach. Przycisk "Niezaplanowane" jest dostępny tylko w widoku tygodnia.

Jeśli korzystasz z kalendarza Google, Outlook, iCal, to możesz wyświetlić zadania przypisane do Ciebie w swoim kalendarzu. Zrobisz to w prosty sposób importując kalendarz z adresu URL.

Rozpocznij dzień od przejrzenia listy "Moje zadania"

Rozpocznij od przeniesienia nowo dodanych zadań do odpowiednich sekcji. Ustawione reguły automatycznie przeniosą zadania, które pojawiły się na liście w poprzednich dniach, do odpowiednich sekcji w zależności od zbliżających się dat wykonania. Dzięki temu otrzymasz czytelną listę zadań, nad którymi powinieneś się skoncentrować dzisiaj.
W każdy poniedziałek rano w aplikacji mobilnej Asana zobaczysz monit dotyczący wyznaczenia priorytetu na dany tydzień. Ustawiony priorytet w wersji mobilnej pojawi się także w aplikacji komputerowej i przeglądarce internetowej Asany, ale nie będzie można go tam edytować. Priorytet tygodnia będzie widoczny na górze listy "Moje zadania" przez cały tydzień. Możesz go wykorzystać do lepszego planowania priorytetów.

Podsumowanie

1. Wykorzystaj sekcje dla lepszej organizacji zadań.
2. Dostosuj widok "Moich zadań".
3. Dodaj reguły do automatyzacji zadań.
4. Dodaj prywatne zadania i wykorzystaj "Moje zadania" jako listę to-do.
5. Ustawiaj zadania na liście przez przeciąganie.
6. Wyświetl zadania w swoim kalendarzu.
7. Zacznij dzień od przejrzenia listy "Moje zadania".

Do zobaczenia za tydzień.