Automatyczne przydzielanie leadów według specjalizacji handlowca dzięki AI

W tym wpisie pokażę Ci jak zautomatyzować proces przydzielania leadów do odpowiednich handlowców, bazując na ich specjalizacji. Dzięki temu każdy klient trafi od razu do osoby, która najlepiej zaspokoi jego potrzeby.

Niestety, w wielu firmach leady są przydzielane losowo lub ręcznie, co prowadzi do nieefektywnej obsługi klientów.

Główną przyczyną jest brak systematycznego procesu dopasowania leadów.
Inne problemy to:
- niewystarczająca segmentacja klientów,
- niejasne kryteria przydziału leadów,
- przeciążenie niektórych handlowców,
- niewykorzystanie potencjału innych.

W tym wpisie pokażę Ci krok po kroku jak zautomatyzować ten proces z wykorzystaniem arkuszy Google, narzędzia do automatyzacji n8n.io i algorytmu AI Cohere Classify. Dzięki temu zwiększysz efektywność handlowców i satysfakcję klientów.

Oto jak to zrobić w 5 krokach:

Krok 1 - zbieraj informacje o swoich leadach

Klasyfikacja leadów musi zostać dokonana na podstawie danych. Jednocześnie musimy wyważyć ilość pól w formularzu kontaktowym, jakie chcemy zebrać, tak żeby formularz był skuteczny.

Każde dodatkowe pole może obniżać skuteczność formularza od 8 do 50%.

Oprócz adresu e-mail, telefonu i imienia wykorzystamy tylko jedno pole, "temat rozmowy". Jego zwartość pozwoli na dynamiczne przydzielenie handlowca odpowiadającego potrzebom potencjalnego klienta.

Kontakty mogą pochodzić z wielu źródeł. Najprościej będzie zbierać je wszystkie w arkuszach Google lub Airtable. Można przekazywać je tam również automatycznie.

Automatyzacja, którą stworzysz uruchomi się w momencie kiedy w arkuszach Google pojawi się nowy wiersz z kontaktem.

Krok 2 - przygotuj listę handlowców

Potrzebujesz prostej formy listy dostępnych handlowców, z której automatyzacja wybierze odpowiednią osobę.
Do każdej osoby przypisz jej specjalizację, numer telefonu, e-mail który jest powiązany z systemem CRM.
Dodaj również pole z informacją o urlopie. Ułatwi to zarządzanie przekazywaniem kontaktów.

Krok 3 - zbierz dane do wytrenowania modelu AI

Jako model AI wykorzystamy Classify od cohere.ai. Pozwala on klasyfikować przesłane zapytania do odpowiednich specjalizacji handlowców.

Algorytm AI potrzebuje danych, na których może nauczyć się rozpoznawać potrzeby Twoich klientów. Dane jakie musisz zebrać to zapytania jakie już dostałeś wraz z przypisanymi etykietami odpowiadającymi za specjalizację handlowców.

Zbiór zapytań i etykiet przygotuj w arkuszach Google. Minimalnie potrzebujesz 2 zapytania dla każdej etykiety. Algorytm skutecznie uczy się na większych rozmiarach danych, w tej metodzie możesz przygotować maksymalnie 2500 par.

Jeśli nie masz historycznych danych to możesz je wygenerować. Dzięki AI.

Krok 4 - uruchom automatyzację

Do stworzenia automatyzacji możesz wykorzystać make.com, zapier.com, n8n.io. W tym przykładzie skorzystamy z ostatniej opcji.

Automatyzacja wykona 6 kroków:
- trigger, który uruchomi cały proces po dodaniu nowego leada do arkusza Google,
- przeczyta zawartość arkusza Google z danymi do wytrenowania modelu AI,
- dwa kroki odpowiedzialne za przetworzenie par z arkusza Google do formatu akceptowanego przez API cohere.ai,
- wyślę zapytanie do API Cohere,
- dopasuje handlowca do specjalizacji ustalonej przez model AI Cohere

Plik z gotowym scenariuszem n8n pobierzesz tutaj.

Krok 5 - rozbuduj automatyzację

W zależności od potrzeb automatyzacja powinna jeszcze:
- dodać klienta do systemu CRM,
- dodać szansę sprzedaży do system CRM,
- przypisać zadanie do handlowca,
- powiadomić handlowca np. przez slack, sms.

Więcej na temat obsługi każdego leada w 5 minut znajdziesz tutaj.

Podsumowanie:

1. Zbierz informację na podstawie, której możesz podjąć decyzję,
2. Przygotuj listę handlowców,
3. Zbierz dane do wytrenowania modelu AI,
4. Uruchom automatyzację, która sparuje klienta z handlowcem,
5. Powiadom handlowca o nowym kliencie.

‍

Do zobaczenia za tydzień.