Inbox Zero - 5 kroków do odzyskania kontroli nad swoją skrzynką pocztową

Skrzynka odbiorcza to jedno z największych źródeł zmarnowanego czasu i braku efektywności w Twoim życiu.

Wynika to z oznaczania e-maili jako nieprzeczytane i zostawiania ich w skrzynce odbiorczej. Za każdym razem kiedy zaglądasz do skrzynki, Twój mózg musi na nowo zadecydować, czy mail jest nowy, śmieciowy, czy może ważny.

Wyobraź sobie, że jesteś lekarzem i w Twojej poczekalni czeka 20 osób, a Ty możesz przyjąć 10. Nie będziesz każdego diagnozował na korytarzu. Szybko ustalisz, kto musi zostać przyjęty dzisiaj, kogo umówić na kolejny dzień, a kto załatwi swoją sprawę z pielęgniarką.

Taki sam triage przeprowadzisz w swojej skrzynce odbiorczej.

Jeśli czujesz że Twoja skrzynka to niezatrzymany potok e-maili, to skorzystanie z metody Inbox Zero będzie jedną z najpotrzebniejszych zmian jakie możesz zrobić.

Benefity:
- odzyskasz koncentrację, rzadziej sprawdzając swoją skrzynkę,
- rzadziej będziesz musiał szukać informacji w swojej skrzynce,
- zredukujesz ryzyko, że przegapisz tą jedną ważną wiadomość,
- obniżysz swój poziom stresu i poczucia przytłoczenia.

Poniżej szybki i szczegółowy plan, który zredukuje stres związany z pocztą.

Krok 1

Reset skrzynki - konieczny do wykonanie, kiedy startujesz z porządkowaniem skrzynki.

Zaznacz wszystkie wiadomości. Jeśli masz ich więcej niż 50, potwierdź, że chcesz zaznaczyć wszystkie wątki.
Odznacz najnowsze 50.
Kliknij "Archiwizuj".

Usuwanie wiadomości nie ma sensu, a zarchiwizowane w każdej chwili odnajdziesz dzięki wyszukiwarce.

Krok 2

Zarchiwizuj wszystkie wiadomości, które nie wymagają żadnej reakcji. Newslettery, których nie chcesz czytać, oferty, powiadomienia, itp.

Krok 3

Odłóż na później wszystkie wiadomości, którymi nie musisz się zająć dzisiaj.
Funkcja odłóż ukryje wiadomość i pokaże Ci ją ponownie w skrzynce odbiorczej w wybranym przez Ciebie momencie.

Krok 4

W momencie kiedy skończysz "triage" wiadomości, będziesz miał w skrzynce, kilka, kilkanaście maili.
Możesz na nie spokojnie, jeden po drugim, odpisać i również je zarchiwizuj.

Przydatna zaawansowana funkcja w Gmail to "Automatyczne przechodzenie" w karcie "Zaawansowane", i "Pokaż przycisk Wyślij i archiwizuj w odpowiedzi" z karty "Ogólne".

Również tutaj możesz użyć funkcji "Odłóż". Zaplanuj kiedy potrzebujesz odpowiedzi na Twoją wiadomość. Jeśli jej nie dostaniesz, to funkcja "Odłóż" przypomni Ci o tym wątku.

Krok 5 - opcjonalny

Przygotuj automatyzację w zapier.com, która wiadomości oznaczone gwiazdką prześle do aplikacji do zarządzania zadaniami / projektami, np. asana.com.
Oznacz w ten sposób wiadomości, które wiesz, że będą wymagały współpracy z Twoim zespołem.

Możesz również użyć w UDW odpowiedzi lub przekazać maila na adres: x@mail.asana.com.
Stworzysz w ten sposób automatycznie, zadanie w asana.com, które w swojej treści będzie miało treść przekazanej wiadomości.

BONUS

Kroki 1, 4 i 5 najwygodniej robić na komputerze.
Kroki 2 i 3 (triage) przyjemniej robi się używając gestów w prawo i lewo na telefonie.

Podsumowanie

1. Zresetuj swoją skrzynkę pocztową
2. Zarchiwizuj wiadomości, które nie wymagają Twojej reakcji
3. Odłóż na później wszystkie wiadomości, którymi nie musisz się zająć dzisiaj
4. Odpisz na pozostałe wiadomości
5. Opcja - przygotuj automatyzacje

Do zobaczenia za tydzień.