Prosty system do elektronicznych wniosków urlopowych, który stworzysz w 45 minut

Na podstawie tej instrukcji stworzysz system do składania i akceptowania wniosków urlopowych, przy użyciu aplikacji Google, takich jak: Formularze, Arkusze i Gmail oraz asana.com.

W dużych firmach standardem są systemy kadrowo-płacowe, ale w mniejszych firmach odejście od papierowych wniosków urlopowych, zaoszczędzi wiele godzin i kartek papieru, używając do tego prostych narzędzi.

Dzięki takiemu rozwiązaniu pracownicy będą mogli w prosty i szybki sposób składać wnioski urlopowe, a Ty jako pracodawca, albo kierownik będziesz miał łatwy dostęp do informacji na temat ilości wykorzystanych i pozostałych dni urlopowych.

Warto podkreślić, że elektroniczne składanie wniosków urlopowych to nie tylko korzyść dla pracowników i pracodawców, ale również praktycznie konieczność w czasach pracy zdalnej.

Poniżej instrukcja krok po kroku jak przygotować elektroniczny system do zbierania i akceptowania wniosków urlopowych.

Krok 1: przygotuj formularz urlopowy

Zacznij od przygotowania Formularza Google, który będzie służył do zbierania wniosków urlopowych. Pracownik wypełni go zamiast wypisywać odręcznie papierowy wniosek.

Pytania jakie musisz zadać w formularzu:
- imię i nazwisko pracownika,
- rodzaj urlopu wybierany z listy (ustal tą listę ze swoją kadrową),
- urlop od dnia,
- do dnia,
- ilość dni roboczych urlopu,
- imię i nazwisko zastępcy,
- adres e-mail kierownika (posłuży nam do poinformowania go o złożonym wniosku).
Formularz google automatycznie zbierze adres e-mail pracownika.

Krok 2: przygotuj projekt w asana.com

W projekcie kierownik w łatwy sposób będzie mógł dostać powiadomienie i zaakceptować wniosek urlopowy.

Stwórz projekt "Wnioski urlopowe" i dodaj w nim 3 sekcje:
- nowe wnioski,
- zaakceptowane wnioski,
- odrzucone wnioski.
Dodaj tekstowe pole własne z adresem e-mail. Posłuży Ci ono do automatycznego wysłania e-maila z potwierdzeniem po zaakceptowaniu wniosku.

Krok 3: stwórz automatyzację w zapier.com

Potrzebujesz 2 automatyzację.
Pierwsza prześle dane z Formularzy Google do asana.com, oraz prześle e-maila z potwierdzeniem złożenia wniosku.

Druga automatyzacja wyśle e-mail z potwierdzeniem po zaakceptowaniu wniosku urlopowego w asana.com przez kierownika.

Obie automatyzacje w zapier.com możesz skopiować ode mnie.
https://zapier.com/shared/88a7a24018954a60a89548a392a4b582988c3e83
https://zapier.com/shared/e3cfa4d5e391e370b4bbef8bd96c1e0e0c76c8ac

Wszystkie złożone wnioski urlopowe znajdziesz w Arkuszu Google, który został stworzony automatycznie przez Formularze Google.
Najprościej będzie, jeśli ten arkusz udostępnisz swojej kadrowej.
Złożone i zaakceptowane wnioski będziesz miał również zarchiwizowane w formie e-maili.

Podsumowanie

1. Stwórz formularz, przez który pracownik będzie mógł złożyć wniosek urlopowy.
2. Załóż projekt w asana.com, który posłuży do akceptacji wniosków.
3. Stwórz automatyzację, która połączy obie aplikacje i dodatkowo prześle e-maile z potwierdzeniami.

Do zobaczenia za tydzień.