Skróć o 50% cotygodniowe spotkania w dziale marketingu

Długie spotkania nie zwiększają produktywności.
Działa to odwrotnie. Im dłuższe spotkanie, tym mniej zostanie na nim załatwione.

Przypomnij sobie, kiedy ostatni raz słyszałeś od kogoś, że spotkanie nie pozwoliło mu dokończyć jego zadań. Okaże się że słyszałeś to więcej niż raz.

Spotkania są świetne do przeprowadzania burzy mózgów, rozwiązywania skomplikowanych problemów i budowania relacji z zespołem.

Całą resztę rzeczy omawianych na spotkaniach, uda Ci się załatwić asynchronicznie.

Jeżeli już korzystasz z aplikacji do zarządzania pracą w zespołach, jak asana.com, to okazuje się, że wiele spotkań nie jest potrzebnych, bo informacje które potrzebujesz łatwo sprawdzisz sam w asana, zamiast pytać o nie na spotkaniu.

Spotkania, których nie możesz uniknąć zaplanuj w asana.

Poniżej 4 kroki jak sprawić, żeby spotkania, które musisz zorganizować, były na tyle krótkie i produktywne, na ile to możliwe.

Krok 1: skróć czas na spotkanie

Zaskoczysz się ile można ustalić w 15 minut. Skróć planowany czas spotkań w kalendarzu. Ryzykujesz najwyżej to, że spotkanie się przeciągnie, a wyznaczysz oczekiwanie, ile spotkanie powinno potrwać.
Jedną z funkcji "premium" w kalendarzu Google jest automatyczne skracania planowanych spotkań o 5 min. Ty zrób to samo, zaplanuj 25 minut zamiast 30.
Osoby, które przechodzą ze spotkania na spotkanie, będą miały chociaż chwilę na pójcie do łazienki.

Krok 2: stwórz projekt z agendą spotkania w asana.com

Organizowanie nieprzygotowanych spotkań, to strata czasu dla wszystkich.
Nie każdy jest chętny udzielać się na spotkaniu. Agendy dają takim osobom głos.
Samo stworzenie agendy pozwoli Ci uniknąć najważniejszych problemów ze spotkaniami:
- przedłużania się ich w nieskończoność,
- zapominania o kluczowych tematach,
- rozmawiania nie na temat,
- kończenia spotkań bez ustalenia czegokolwiek.
Mając zorganizowaną pracę firmy w asana, naturalnym wyborem będzie stworzenie agendy spotkań również w asana.

Krok 3: zaplanuj przepływ pracy w projekcie asana

2 kluczowe cele dla projektu z agendą spotkania w asana to:
- zebranie w jednym miejscu pojawiających się, bieżących tematów,
- załatwienie części z nich asynchronicznie przed spotkaniem.
W stworzonym projekcie wydziel sekcje dla:
- nowych tematów,
- agendy na bieżące spotkanie,
- rzeczy odłożonych na później,
- zadań do załatwienia poza lub po spotkaniu.
Dodatkowo stwórz osobną sekcję, która pomoże zapanować nad odpowiedzialnościami. Wyznacz osobę, której zadaniem będzie organizowanie agendy, tworzenie notatek.
Dobrą praktyką, jest również zebranie w tym miejscu informacji o bieżących KPI. Wklej link do statystyk online, jeżeli takie masz, lub dodaj załącznik przed spotkaniem jeśli przygotowujesz takie statystyki ręcznie.

Krok 4: zacznij pracować w nowym trybie

Pracę w nowym projekcie zacznij od zebrania w nim bieżących rzeczy. Dodaj nowe zadania lub przypisz zadania z innych projektów, do projektu z agendą, jeżeli pracujesz już w asana.
Nie każde zadania, które wpiszesz wymaga omówienia go na żywo. Zaplanowany kształt projektu pozwoli Ci przeprowadzić triage, nowo dodanych zadań.
Do wizualizacji triage'u możesz użyć dodatkowych pól własnych:
- typ: pomysł, decyzja, zadanie,
- konieczne spotkanie: tak, nie.
Wyeliminujesz w ten sposób z agendy rzeczy, które bez problemu załatwisz poza spotkaniem.
Poprawi to również szybkość przepływu informacji. Załatwisz od ręki zadania, które do tej pory czekały, żeby o nich głośno powiedzieć na spotkaniu.

Podsumowanie

1. Skróć czas na spotkanie.
2. Stwórz projekt z agendą spotkania w asana.com.
3. Zaplanuj przepływ pracy w projekcie asana.
4. Zacznij pracować w nowym trybie.

Do zobaczenia za tydzień.