Skuteczne instrukcje dla pracowników w 5 krokach

W tym wpisie wyjaśnię Ci jak stworzyć skuteczne instrukcje dla pracowników. Dobrze przygotowane instrukcje pomogą Twoim pracownikom szybciej opanować nowe obowiązki, zwiększą ich samodzielność i zmniejszą liczbę błędów.

Niestety, wiele firm nie potrafi tworzyć przydatnych instrukcji. Głównym powodem jest brak systematycznego podejścia.

Instrukcje tworzone są ad hoc, bez planu

Do innych problemów należą:

- instrukcje są zbyt ogólne i nie zawierają kluczowych szczegółów,
- brakuje istotnych grafik i zrzutów ekranu,
- język jest zbyt skomplikowany, niejasny,
- instrukcje szybko się dezaktualizują i nie są aktualizowane.

Nie musi tak być!

W tym wpisie pokażę Ci jak krok po kroku stworzyć kompletny zestaw instrukcji, który realnie pomoże Twoim pracownikom.

Oto jak, krok po kroku:

Krok 1: stwórz instrukcję krok po kroku w scribehow.com

Jeśli daje robisz screeny i wklejasz do Google Docs, to scribehow.com zautomatyzuje 90% twojej pracy.

Kiedy Ty będziesz normalnie pracował wykonując proces, który chcesz udokumentować, scribehow.com automatycznie zrobi screeny, wykadruje je, zaznaczy gdzie kliknąć i przygotuje opisy (po angielsku, ale możesz je edytować).

Tak wygląda efekt końcowy:

Krok 2: nagraj jak wykonujesz swoje zadania w descript.com

Dla niektórych instrukcji potrzebny jest dodatkowy kontekst. Tą funkcję spełni nagranie wykonywanego przez Ciebie zadania z Twoim komentarzem.

Nagrywać ekran możesz równocześnie z wykonywaniem screenów z kroku 1.

Do przygotowania nagrania użyj descript.com. Jednocześnie nagrasz swój pulpit, obraz z kamery i swój głos.

Oczywiście jest wiele aplikacji do przygotowania takiego nagrania np. loom.com, ale descript.com automatycznie wygeneruje napisy po polsku do Twojego nagrania.

W darmowej wersji descript.com możesz wygenerować napisy dla 1h nagrań.

Krok 3: swój nagrany komentarz zamień na streszczoną instrukcję w ChatGPT

Napisy z descript.com możesz skopiować. Użyj ich do automatycznego wygenerowania punktów podsumowujących Twój komentarz z nagrania dzięki ChatGPT.

Do wygenerowanego podsumowania dodaj wszelkie linki, które mogą być pomocne przy wykonywaniu zadania, do innych instrukcji lub źródeł zewnętrznych.

Na tym etapie masz już wygenerowane automatycznie screeny, wideo z napisami i opis w punktach.

Krok 4: definition of done

W internecie znajdziesz wiele rozwinięć definicji ukończenia.

Pisząc definition of done dla swojej instrukcji zastanów się jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby było jasne że proces został wykonany poprawnie.

Skup się na efekcie jaki ma być osiągnięty.

Na przykład dla procesu tworzenia wpisu na bloga, jednym z ważnych elementów definicji ukończenia będzie zadbanie o publikację wpisu.

Krok 5: baza instrukcji

Do przechowywania instrukcji i procesów lubię używać narzędzi takich jak coda.io, notion.so, airtable.com, które pozwalają tworzyć proste bazy danych.

Umieść instrukcje w swojej bazie i stwórz dla nich kategorie.
Opisz każdą instrukcję dodatkowymi kolumnami w bazie: kto jest za nią odpowiedzialny, kiedy została stworzona, czy jest aktualna.

Podsumowanie:

- stwórz instrukcję obrazkowe w scribehow,
- nagraj wideo z komentarzem w descript,
- komentarz zamień na opis dzięki ChatGPT,
- jasno wyszczególnij kiedy instrukcja jest wykonana poprawnie,
- dodaj instrukcję do bazy.

‍

Do zobaczenia za tydzień.